Samarbeid om dokumenter (tekst, tabeller osv.), Eller hvordan du oppretter en delt mappe på Internett

God dag!

I dag bestemte jeg meg for å vurdere en ganske vanlig kontoroppgave (og ikke bare ...): for eksempel er det flere dokumenter som må gjøres tilgjengelig for alle brukere som har en verdsatt lenke til seg (dvs. slik at de kan logge på fra PC / smarttelefon og rediger dem).

Dette kan være veldig praktisk for å opprettholde en slags rapportering, overføre små filer, sjekke og korrigere tekster, tabeller, etc. Generelt, der det kreves at 2-3 personer kan jobbe med dokumentet etter tur. (i det minste). ?

Forresten vil jeg advare deg på forhånd om at når du laster opp dokumenter for generell redigering - er det alltid en risiko for at noen vil gjøre noe galt ved en feiltakelse. Lag kopier!

La oss nå vurdere flere alternativer for å løse problemet. ?

*

Løsningsalternativer

Metode 1

Hvis alle arbeidsdatamaskinene dine (som du må redigere dokumentet fra) er på samme lokale nettverk (for eksempel koblet til samme ruter), kan den delte tilgangen til mappen konfigureres direkte gjennom utforskeren med høyre- klikke på katalogen ... (?)

? Hjelp!

Hvordan sette opp en delt mappe for et lokalt nettverk i Windows - instruksjon

Delt for alle!

Selvfølgelig er dette ikke alltid praktisk, siden filer kan ikke nås via Internett (dessuten må datamaskinen som mappen er åpen på alltid være slått på ...) Derfor vil jeg ikke dvele ved dette alternativet ...

*

Metode 2 ?

Sannsynligvis har mange hørt om en slik tjeneste som Google Drive. (Google Disk). Så i sitt arsenal av alternativer er det mulig å gjøre noen av mappene vanlige  - dvs. tilgjengelig for visning og redigering av dokumenter i den!

Slik gjøres det:

  • vi starter stasjonen vår på Google-tjenesten (registreringen er enkel, dessuten har mange allerede en konto ...);
  • lage en mappe (for dette må du høyreklikke på ledig plass i diskvinduet ...). ?

Opprett mappe - Google Disk

Deretter høyreklikker du på mappen og velger "Åpne tilgang" fra menyen .

Åpne tilgang

I sikkerhetsinnstillingene bytter vi til modusen "Tilgjengelig for brukere som har en lenke" , tilgangstypen "Editor" .

Deretter kopier linken  og kast det til alle som trenger å arbeide med dokumenter i denne mappen. ?

Tilgjengelig for alle som har en lenke (rettigheter: editor)

Selv om personen som fulgte lenken din ikke har en Google Drive-konto, vil han fortsatt kunne åpne dokumenter og redigere dem (problemet er løst! ?).

Følg lenken og rediger

Forresten, hvis det plutselig skjer at dokumentet blir åpnet samtidig av 2-3 personer. og begynn å redigere det - Google vil vise deg dette: hvem redigerer hva, se skjermbildet nedenfor (synkronisering går direkte online).

Brukere ser hvem som redigerer hva ...

? Viktig!

Ikke glem sikkerhetskopier. Når vi åpner en delt mappe for alle som bruker en lenke (selv om for 2 personer), er det en risiko for at noen ved en feiltakelse (eller ondsinnet hensikt) kan slette (ødelegge).

Og selvfølgelig bør ikke alle dokumenter plasseres i det offentlige området ...

Erfaringsmessig: vanligvis er det ingen som bryr seg om vanlige kontordokumenter (og mange kjeder seg til og med å dra dit når det er behov ...).

*

Metode 3

I dette notatet kan man ikke unnlate å merke andre lignende tjenester, for eksempel Yandex-disk og en sky fra Mail.ru. ?

Etter min mening har de en liten ulempe: mapper og dokumenter kan ikke gjøres redigerbare for de som ikke er registrert med tjenesten deres (det er bare et alternativ å se ).

Ellers er alt veldig praktisk: du kan også dele en lenke og åpne generell tilgang for spesifikke e-postadresser. Se et par skjermbilder nedenfor. ?

Yandex-disk - konfigurer deling

Legg til e-postadresser til de riktige personene

Forresten, Mail.ru har en hel "Delt filer" -del i menyen (den inneholder alle filer og mapper du har åpnet tilgang til). Men alternativene er selvfølgelig noe mindre enn Google Drive ...

Cloud fra Mail.ru - delte mapper

*

Tillegg om emnet er velkomne!

Godt arbeid!

?